Gestión del tiempo: clasificación de nuestras tareas

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Gestión del tiempo: clasificación de nuestras tareas

Hay un viejo dicho que reza “el tiempo es dinero”. Probablemente para muchos sea incluso más valioso. En un artículo anterior hemos visto las pautas generales para planificarnos y poder gestionar mejor nuestro tiempo. Vamos a fijarnos ahora en qué empleamos nuestro tiempo.

De forma general podemos clasificar nuestras tareas en función del grado de importancia y en función del grado de urgencia que requieren. Estableciendo dos niveles en cada caso tenemos cuatro tipos de tareas.

En primer lugar tenemos las tareas urgentes poco importantes. Por ejemplo enviar un presupuesto, servir un pedido o responder a una reclamación de un cliente. Todos estamos familiarizados con estas tareas que forman lo que generalmente llamamos el “día a día”.

En segundo lugar tenemos tareas importantes pero no urgentes. Por ejemplo desarrollar un nuevo prototipo o implementar una nueva herramienta más eficaz de comunicación con los clientes. Sabemos que son importantes porque probablemente nuestro éxito futuro depende de ello pero casi nunca tenemos tiempo para hacerlas porque se nos come el día a día.

En tercer lugar tenemos tareas importantes y urgentes a la vez. Estas tareas son bombas de relojería. Por ejemplo si de servir un pedido de forma inmediata depende el conservar o perder a nuestro cliente más importante, o el llegar a tiempo para presentar un nuevo producto en un evento donde ya tenemos confirmada nuestra asistencia. Cuando nos enfrentamos a estas tareas lo dejamos todo y nos centramos en ellas, pero si luego reflexionamos sobre ello son situaciones a las nunca deberíamos haber llegado.

Por último tenemos tareas que ni son importantes ni urgentes, tales como arreglar los papeles de nuestro armario o poner en bonito el informe del año pasado.

Debemos reflexionar sobre en qué tipo de tareas empleamos nuestro tiempo. La tendencia natural en las organizaciones es dejar de lado lo importante para centrarse en lo urgente. Lo importante solo lo hacemos cuando se convierte además en urgente. Incluso muchas veces las tareas no urgentes y no importantes se realizan antes que las importantes. Ello es por la búsqueda de zonas de comodidad.

Las tareas importantes requieren que seamos proactivos mientras que las tareas urgentes requieren que seamos reactivos. Y es más cómodo ser reactivo que proactivo. El problema es que ello nos hace aparcar lo importante que es aquello que seguramente condicionará nuestro futuro. Siendo reactivos trabajamos para el presente, mientras que siendo proactivos trabajamos para el futuro.

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