Planificar nuestro tiempo estableciendo prioridades

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Planificar nuestro tiempo estableciendo prioridades

Hemos visto en artículos anteriores las pautas iniciales que debemos seguir para planificar nuestro tiempo. Este es un factor crítico de éxito en las organizaciones porque al final tener talento es tener tiempo de disponibilidad de talento, y en qué empleamos el tiempo nos dice sencillamente en qué empleamos el talento.

Recordando la secuencia partíamos de la visión de la organización para definir a nivel individual áreas de actuación donde cada miembro del equipo encuadrará sus diferentes tareas. Estas tareas las clasificábamos según su grado de importancia y urgencia en 4 grupos.

Vamos a analizar con más detalle estos grupos. Las tareas urgentes no importantes las podemos llamar reactivas. Son las tareas que habitualmente marcan lo que llamamos el día a día, cosas que hay que hacer para que la organización no se pare. Por el contrario las tareas importantes no urgentes las podemos llamar proactivas. Son tareas que marcarán nuestro futuro, pero que realmente no afectan al día de hoy.

Las tareas importantes y urgentes a la vez son tareas críticas. Algo muy importante para nosotros y que además es urgente es algo que sencillamente no debiera haber ocurrido nunca de habernos planificado correctamente. Este tipo de tareas no pueden estar dentro de la planificación de nuestro tiempo, simplemente tenemos que conseguir no llegar a esas situaciones.

El problema es que muchas veces empleamos el tiempo exclusivamente en tareas reactivas dejando de lado lo importante. Y si llega el momento en que lo importante se hace además urgente la bomba ha estallado en nuestras manos. Es decir, de haber empleado algo de nuestro tiempo en tareas proactivas nunca llegaríamos a situaciones críticas.

Por último están las tareas que ni son importantes ni son urgentes. Son tareas que podemos llamar triviales. Tampoco estas tareas deben estar dentro de nuestra planificación. ¿Quiere decir esto que no debamos hacerlas? No, simplemente que no hemos de planificarlas; se hacen en huecos, tiempos sobrantes, etcétera.

Parece absurdo pensar que teniendo cosas importantes que hacer nos dediquemos a hacer cosas triviales pero resulta muy frecuente encontrar en las organizaciones gente que dedica un porcentaje muy importante de su tiempo a este tipo de tareas. Es gente que parece que está ocupada y efectivamente está ocupada, pero en cosas que no sirven para nada. Evidentemente en estos casos hay un fallo, o probablemente una ausencia, de planificación.

La conclusión es que en la ordenación de tareas dentro de nuestras áreas de actuación solo deben aparecer tareas proactivas y reactivas, que responden a lo importante y a lo urgente, al futuro y al presente, a orientación y a gestión.

Ahora el establecimiento de prioridades es sencillo. Evidentemente lo urgente hay que hacerlo, pero hay que dejar tiempo para lo importante de forma que nunca lleguemos a situaciones críticas y nuestra organización pueda caminar adecuadamente hacia el logro de sus propósitos asegurándose su viabilidad futura.

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