¿Qué factores influyen en una reunión de trabajo?

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¿Qué factores influyen en una reunión de trabajo?

Pasamos casi la mitad de nuestra vida laboral en reuniones en las que se incluyen encuentros informales, cara a cara, en cualquier lugar, así como la situación tradicional entorno a una mesa de reunión en una sala específica. Por lo tanto, no todas las reuniones son iguales. Sin embargo, tienen algo en común: compartir información a través de la comunicación y contribuir a la transferencia de conocimientos e incluso de confianza.

La manera de organizar, presentar y realizar una reunión depende del formato. Distinguimos diversas situaciones: la conferencia o presentación, la sesión de formación, la videoconferencia, el proyecto o la reunión de equipo. Cada una de ellas tiene distintas necesidades que dependen de:

  • El número de participantes: del yo al nosotros.

Se puede tratar de una reunión en la que esté una persona sola comunicándose por medio de la tecnología, un encuentro cara a cara o reuniones de equipo con varios participantes.

  • La flexibilidad del equipamiento: elementos móviles o fijos.

El mobiliario, los elementos técnicos y el diseño de la sala deben proporcionar un marco ideal para la reunión. La mesa de conferencia puede ser móvil y plegable, las sillas apilables, el equipo técnico insertado discretamente en la mesa o situado de forma independiente.

  • El tipo de comunicación: Formal o informal.

Para una reunión planificada se selecciona un recinto específico, bien dentro de la oficina o en la sala de conferencias. Por otra parte, la reunión informal o espontánea requiere un espacio relajado, situado con frecuencia en puntos estratégicos de encuentro de espacios comunes y creativos.

  • Los medios: sencillos o de alta tecnología.

Los tableros para chinchetas o las pizarras son ahora equipos normales utilizados muy a menudo. La gestión de salas y los sistemas de reservas, como por ejemplo RoomWizard, persiguen el aprovechamiento del espacio mientras que los documentos producidos desde la pizarra interactiva contribuyen a la discusión.

¿Cómo son las reuniones en tu oficina? ¿Tenéis varios espacios destinados para ello?

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