¿Qué factores influyen en una reunión de trabajo?

¿Qué factores influyen en una reunión de trabajo?

Pasamos casi la mitad de nuestra vida laboral en reuniones en las que se incluyen encuentros informales, cara a cara, en cualquier lugar, así como la situación tradicional entorno a una mesa de reunión en una sala específica. Por lo tanto, no todas las reuniones son iguales. Sin embargo, tienen algo en común: compartir información a través de la comunicación y contribuir a la transferencia de conocimientos e incluso de confianza.

La manera de organizar, presentar y realizar una reunión depende del formato. Distinguimos diversas situaciones: la conferencia o presentación, la sesión de formación, la videoconferencia, el proyecto o la reunión de equipo. Cada una de ellas tiene distintas necesidades que dependen de:

• El número de participantes: del yo al nosotros.

Se puede tratar de una reunión en la que esté una persona sola comunicándose por medio de la tecnología, un encuentro cara a cara o reuniones de equipo con varios participantes.

• La flexibilidad del equipamiento: elementos móviles o fijos.

El mobiliario, los elementos técnicos y el diseño de la sala deben proporcionar un marco ideal para la reunión. La mesa de conferencia puede ser móvil y plegable, las sillas apilables, el equipo técnico insertado discretamente en la mesa o situado de forma independiente.

• El tipo de comunicación: Formal o informal.

Para una reunión planificada se selecciona un recinto específico, bien dentro de la oficina o en la sala de conferencias. Por otra parte, la reunión informal o espontánea requiere un espacio relajado, situado con frecuencia en puntos estratégicos de encuentro de espacios comunes y creativos.

• Los medios: sencillos o de alta tecnología.

Los tableros para chinchetas o las pizarras son ahora equipos normales utilizados muy a menudo. La gestión de salas y los sistemas de reservas, como por ejemplo RoomWizard, persiguen el aprovechamiento del espacio mientras que los documentos producidos desde la pizarra interactiva contribuyen a la discusión.

¿Cómo son las reuniones en tu oficina? ¿Tenéis varios espacios destinados para ello?