¿Qué factores influyen en una reunión de trabajo?
Pasamos casi la mitad de nuestra vida laboral en reuniones en las que se incluyen encuentros informales, cara a cara, en cualquier lugar, así como la situación tradicional entorno a una mesa de reunión en una sala específica. Por lo tanto, no todas las reuniones son iguales. Sin embargo, tienen algo en común: compartir información a través de la comunicación y contribuir a la transferencia de conocimientos e incluso de confianza.
La manera de organizar, presentar y realizar una reunión depende del formato. Distinguimos diversas situaciones: la conferencia o presentación, la sesión de formación, la videoconferencia, el proyecto o la reunión de equipo. Cada una de ellas tiene distintas necesidades que dependen de:
- El número de participantes: del yo al nosotros.
Se puede tratar de una reunión en la que esté una persona sola comunicándose por medio de la tecnología, un encuentro cara a cara o reuniones de equipo con varios participantes.
- La flexibilidad del equipamiento: elementos móviles o fijos.
El mobiliario, los elementos técnicos y el diseño de la sala deben proporcionar un marco ideal para la reunión. La mesa de conferencia puede ser móvil y plegable, las sillas apilables, el equipo técnico insertado discretamente en la mesa o situado de forma independiente.
- El tipo de comunicación: Formal o informal.
Para una reunión planificada se selecciona un recinto específico, bien dentro de la oficina o en la sala de conferencias. Por otra parte, la reunión informal o espontánea requiere un espacio relajado, situado con frecuencia en puntos estratégicos de encuentro de espacios comunes y creativos.
- Los medios: sencillos o de alta tecnología.
Los tableros para chinchetas o las pizarras son ahora equipos normales utilizados muy a menudo. La gestión de salas y los sistemas de reservas, como por ejemplo RoomWizard, persiguen el aprovechamiento del espacio mientras que los documentos producidos desde la pizarra interactiva contribuyen a la discusión.
¿Cómo son las reuniones en tu oficina? ¿Tenéis varios espacios destinados para ello?
No hay comentarios