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Ciertos grados de privacidad son necesarios para alcanzar la máxima productividad en las organizaciones. No podemos concentrarnos adecuadamente sin determinada privacidad, como tampoco podemos llegar a nuestros máximos estadios de creatividad. Ahora bien, ¿cómo lograr el perfecto equilibrio en el diseño de nuestro espacio?
Nuestro espacio debe estar diseñado para dar soporte a nuestras formas de trabajar. Para ello es fundamental realizar previamente un análisis de la gestión del tiempo como hemos visto en la serie de artículos precedentes. El resultado un conocimiento de en qué estamos empleando el tiempo, y sobre todo de en qué deberíamos emplearlo.
La gestión del tiempo de forma adecuada es una de las formas más inmediatas de mejorar la productividad de nuestra organización. Vamos a ver cómo puede nuestro espacio ayudarnos a lograr este fin.
Para planificarnos correctamente debemos tener claramente definidas nuestras áreas de actuación y las tareas a realizar en cada una de ellas. Estas tareas podrán ser de tipo proactivo o reactivo en función de su grado de importancia y urgencia, y tendremos que desarrollarlas individualmente o en colaboración con otras personas. Cada una requerirá una serie de medios materiales y tecnológicos para su desempeño. Por último, las tendremos priorizadas según la importancia de nuestros objetivos.
La mejor forma de resolver las necesidades de privacidad en nuestra organización es utilizando tabiques mampara, también popularmente conocidos como mamparas de oficina. Vamos a analizar por qué.
Las necesidades de privacidad aparecen tras el estudio de cómo debemos emplear nuestro tiempo. Tenemos necesidades individuales o grupales que surgen del análisis de nuestras tareas reactivas o proactivas. Sin embargo las tareas que desempeñamos evolucionan con el tiempo ya que nos enfrentamos a un entorno cambiante. Por lo tanto la solución de privacidad debe ser capaz de cambiar con nosotros. Necesitamos soluciones de compartimentación fácilmente desmontables, amovibles y reutilizables.
Sin visión de futuro no hay visión, o al menos esta es incompleta. La visión de futuro es el escenario futuro que tomamos como punto de referencia para orientar las acciones de nuestra organización. Este escenario está compuesto por objetivos y tareas. Dado que las segundas son consecuencia de los primeros nos centraremos ahora en ellos.
Los objetivos del escenario futuro son objetivos de orientación. Ello significa que pretenden dar respuesta a los retos del futuro. Por ejemplo, “realizar todas las expediciones de la semana dentro de plazo” no es un objetivo de orientación, responde a los retos del presente. Sin embargo, “diseñar un nuevo producto que responda a una nueva necesidad detectada en el mercado” o “desarrollar un nuevo sistema de gestión de expediciones para que todas salgan automáticamente en plazo” sí que es un objetivo de orientación ya que responde a las necesidades del futuro.
Una vez hemos identificado nuestros objetivos dentro de nuestra organización vamos a clasificarlos en dos montones: los del corto y los del largo plazo; los que responden al día a día y los que responden a cosas que tenemos en mente y queremos cambiar; los que responden al presente y los que responden al futuro.
Realmente estos dos grupos de objetivos responden a dos funciones básicas que desempeñamos: dirigir y orientar.
Hemos destacado la visión de la organización como un factor de éxito. Se trata simplemente de adquirir perspectiva sobre lo que estamos haciendo para identificar las líneas de mejora y lograr ser más competitivos. Para ello vimos en un artículo anterior que el primer paso es autoevaluar las tareas que hacemos y/o deberíamos hacer cotidianamente.
En ese artículo clasificábamos las tareas en función de la importancia que tiene para mí y la influencia que tengo sobre ellas. Ahora sobre el mismo listado de tareas vamos a hacer otro ejercicio. Vamos a clasificarlas como tareas que se deben gestionar, es decir de gestión y tareas de orientación.
Las tareas de gestión son aquellas donde tengo perfectamente definidos los inputs y los outputs y dispongo de
Una de las claves del éxito en cualquier organización es ser capaz de obtener el máximo partido de sus recursos humanos. Hemos hablado mucho de la retención del talento, de las distintas formas de trabajar de los llamados cuellos blancos y de la influencia del bienestar en su rendimiento. Vamos a centrar ahora nuestra atención en su visión de la organización.
El problema al que nos enfrentamos es que muchas veces la gente va a trabajar porque sí. Se limita a completar en su día a día una serie de rutinas con más o menos pericia y al finalizar su jornada vuelve a su casa. No llega siquiera a plantearse por qué hace las cosas, si es bueno o malo o
