Rentabilidad en la Explotación de Espacios
Los espacios donde desarrollamos nuestra actividad tienen una importancia determinante en nuestros costes, pero muy pocas veces somos conscientes de ello y en general pensamos que es un campo con poco margen de actuación. Sin embargo no es así; existe un conjunto de técnicas y procesos para gestionar estos costes que de forma genérica se abordan en la disciplina conocida como Facilities Management.
La gran pregunta es cómo podemos rentabilizar la gestión de espacios. Una organización capaz de ello habrá encontrado una fuente de ventaja competitiva y por lo tanto será una organización más preparada para enfrentarse a sus retos. Vamos a analizar a continuación algunos de los aspectos más relevantes a tener en cuenta.
El primero de ellos es la superficie de espacio ocupada. A menor superficie, menor coste de explotación; la relación puede no ser estrictamente lineal, pero es directa. Con un buen diseño y planificación del espacio podemos ocupar la superficie óptima. Es importante subrayar este último término: la superficie óptima. La reducción de superficie indiscriminada puede llevarnos a espacios que no cumplan correctamente su función, en cuyo caso los hipotéticos ahorros en la explotación se convierten en realidad en sobrecostes provocados por la ineficiencia. Este ha sido un error muy corriente en tiempos de crisis que ha provocado falsas sensaciones de ahorro y ha contribuido a espirales decrecientes en ciertas organizaciones.
El siguiente aspecto es el balance energético. Los espacios consumen energía y los precios de las energías convencionales están en alza constante; el gasto energético es el producto de ambos factores: el consumo por el precio de la energía. Por su parte las instalaciones y los equipos tienen un coste que hay que amortizar. Por lo general los equipos que menos consumen suponen una inversión más elevada de forma que no está claro a priori qué es mejor, si hacer instalaciones más baratas que consuman más o invertir en equipos que nos hagan ahorrar pero que por el contrario cuesten algo más. Nuevamente la respuesta está en encontrar el balance óptimo y aquí es fundamental el análisis económico de rentabilidad.
Los ahorros económicos que pueden conseguirse deben contrastarse con las inversiones que requieren para llegar al punto óptimo en términos de TIR y pay-back. Otro error muy frecuente en tiempos de crisis ha sido adquirir equipos que prometen un determinado ahorro energético sin hacer este estudio previo. Esto ha llevado en muchos casos a hacer inversiones difíciles de amortizar o incluso que no se van a amortizar jamás, contribuyendo nuevamente a falsas sensaciones de ahorro y espirales decrecientes en las organizaciones.
Por último analizaremos la flexibilidad del equipamiento. Si perseguimos rentabilidad de explotación hemos de ser conscientes de que los espacios cambian según cambia nuestra organización. A menudo este aspecto se obvia bajo la falacia “no tengo previsto hacer cambios en un futuro”. Evidentemente los cambios responden en muchas ocasiones a situaciones imprevistas, de forma que lógicamente “no están previstas”. Es precisamente el espacio preparado para responder a estas situaciones imprevistas de forma ágil el más valioso desde el punto de vista de la rentabilidad de la explotación. Por lo tanto los elementos de equipamiento deben ser capaces de soportar no solamente las necesidades operativas y funcionales del presente, sino también de responder con agilidad a los cambios que puedan sobrevenir en el futuro.
Resumiendo lo expuesto encontramos tres factores claves para la rentabilidad en la explotación de los espacios: optimizar la superficie ocupada, optimizar el balance energético, y disponer de elementos de equipamiento flexibles que nos permitan adaptarnos al cambio.
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