Ordenación de tareas por áreas de actuación

Ordenación de tareas por áreas de actuación

Para gestionar adecuadamente nuestro tiempo es fundamental tener una buena planificación. Hemos visto en artículos anteriores cómo pasamos de la visión de la organización a nuestras áreas de actuación individuales y cómo clasificamos nuestras tareas en función de su importancia y urgencia.

Las áreas de actuación sirven para ayudarnos a orientar nuestros esfuerzos centrando nuestra actividad en aquello que proporciona resultados tangibles para nuestra función y por lo tanto para nuestra organización. Además el conocimiento de nuestras áreas de actuación nos aportará una visión de conjunto de nuestras responsabilidades para invertir el tiempo de una forma más racional y equilibrada.

Dentro de cada área de actuación fijamos nuestros objetivos por lo tanto ellas mismas están en la esencia del proceso de determinación de objetivos. Si están bien definidas y se actualizan periódicamente será mucho más fácil establecer objetivos que realmente nos ayuden a conseguir el éxito en nuestra organización.

Las áreas de actuación tienen un papel fundamental en la gestión de nuestro tiempo. Por lo general tendemos a agrupar nuestras tareas por el tipo de actividad o su grado de urgencia. Nos resulta más cómodo realizar a la vez tareas análogas y homogéneas dejando para otro momento las que requieren un cambio de chip. Solo rompemos esta monotonía para resolver urgencias.

Para poder gestionar adecuadamente nuestro tiempo tenemos que ordenar las tareas por áreas de actuación y en una secuencia lógica que nos dirija hacia la consecución de nuestros objetivos. Pongamos un ejemplo: si mi área de actuación es la captación de nuevos clientes me puedo haber fijado como objetivo conseguir en el próximo mes 10 pedidos procedentes de nuevos clientes, lo que implica un objetivo de realizar 50 nuevos contactos.

Mis tareas dentro de esta área de actuación podrían ser realizar 100 llamadas telefónicas, realizar 75 visitas, obtener 50 contactos, presentar 25 presupuestos y tramitar 10 pedidos.

Las tareas a realizar dentro del área de actuación tendrán diferentes niveles de importancia y urgencia. Es importante que las tareas que incluyamos estén dentro de nuestros límites de responsabilidad y en armonía con las del resto de miembros de nuestra organización. No debemos tampoco incluir tareas delegadas ya que lo que pretendemos es gestionar nuestro tiempo, no el de los demás.

Una vez completada la ordenación de nuestras tareas por áreas de actuación tenemos un mapa global de qué es lo que tenemos que hacer para alcanzar nuestros objetivos. A golpe de vista vemos lo importante y lo urgente, qué tareas están dentro de las áreas prioritarias y cuáles no. El siguiente paso es establecer prioridades.